Privacyverklaring CMV Excelsior Baflo

De Christelijke Muziekvereniging Excelsior, gevestigd aan de Heerestraat 16 in Baflo, hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens.

In deze verklaring informeren wij u over hoe wij omgaan met uw gegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met uw persoonsgegevens.

CMV Excelsior Baflo houdt zich aan alle toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit houdt in dat wij uw gegevens uitsluitend gebruiken voor het doel waarvoor u ze aan ons hebt verstrekt. Mochten wij ze toch ergens anders voor willen gebruiken dan zullen wij u daarover eerst informeren of indien nodig vooraf toestemming vragen.

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om de veiligheid van uw gegevens te kunnen waarborgen. Uw gegevens worden niet aan derden verstrekt, tenzij dit noodzakelijk is om bijvoorbeeld aan een concours deel te nemen of voor het lidmaatschap van onze vereniging van een overkoepelende organisatie.

CMV Excelsior Baflo is verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens die u aan ons hebt verstrekt.

VERWERKING VAN UW PERSOONSGEGEVENS

CMV Excelsior Baflo heeft de volgende persoonsgegevens van u nodig om haar taken correct uit te kunnen voeren:

LEDEN FANFARE-ORKEST, MALLETBAND en TWIRL

• Volledige naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres. Deze worden gebruikt om te weten wie wie is en om met de leden te communiceren over o.a. informatie over concerten, toezenden van nieuws, enz.
• Geslacht.
• Geboortedatum. Deze is samen met bovenstaande nodig voor o.a. muziekexamens, het aanvragen van subsidie.
• Bankrekeningnummer. Deze wordt automatisch weergegeven als tegenrekening op bankafschriften.
• Muziekdiploma’s. Nuttig om te weten voor (bij)scholing.
• Eigendommen van de vereniging die in bruikleen worden gegeven, zoals een instrument.
• Datum aanvang lidmaatschap/muzikantschap. Nuttig om te weten in verband met jubilea.

Bovenstaande gegevens worden bewaard zolang het lidmaatschap duurt.

DIRIGENTEN, INSTRUCTEURS

• Naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres. Deze zijn nodig om met de dirigenten, instructeurs te communiceren.
• Bankrekeningnummer. Nodig voor het voldoen van de declaraties.

Deze gegevens worden bewaard zolang de verbintenis duurt.

DONATEURS

• Naam, adres, woonplaats, hoogte van de donatie. Nodig voor het jaarlijks verstrekken van de donateurskaart.

Deze gegevens worden bewaard zolang u donateur bent.

INVALKRACHTEN

• Naam, e-mailadres, telefoonnummer, eventueel bankrekeningnummer. Deze zijn nodig om met de invallers te communiceren over het evenement waarvoor hulp gewenst is.

Deze gegevens worden bewaard zolang u hulp bent.

DEELNEMERS BASISSCHOOLPROJECTEN

• Naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer, instrument.

Deze gegevens worden gebruikt om na afsluiting van het basisschoolproject met de deelnemers het project te evalueren. Ze worden maximaal 12 maanden bewaard of omgezet in een lidmaatschap.

OUD-LEDEN

• Naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer.

Hiermee kan contact opgenomen worden voor bijzondere activiteiten, bijvoorbeeld een reünie of een jubileum.

Deze gegevens worden levenslang bewaard, tenzij u aangeeft uit het bestand verwijderd te willen worden.

VERSTREKKING VAN UW GEGEVENS AAN DERDEN

Er zijn situaties waarin wij uw gegevens moeten verstrekken aan derden, bijvoorbeeld bij het afleggen van examens of bij het aanvragen van gemeentelijke subsidie. In die gevallen stellen wij met de betreffende partij een verwerkingsovereenkomst op waarin vermeld staat waarvoor zij de ontvangen gegevens uitsluitend mogen gebruiken.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet met derden delen, tenzij dit wettelijk verplicht of noodzakelijk is, bijvoorbeeld als de politie in het kader van een onderzoek bij ons persoonsgegevens opvraagt. Dan zijn wij verplicht om mee te werken en de gevraagde gegevens te delen.

Ook kunnen wij uw gegevens verstrekken aan derden nadat wij u daarvoor eerst schriftelijk om toestemming hebben gevraagd.

BINNEN DE EUROPESE UNIE

Wij verstrekken geen gegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Unie.

MINDERJARIGEN

Wij verwerken uitsluitend gegevens van minderjarigen (<16) als daar schriftelijk toestemming voor gegeven is door een ouder, verzorger of wettelijk vertegenwoordiger.

BEWAARTERMIJN

CMV Excelsior Baflo bewaart de persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is, over het algemeen zolang als boven aangegeven. Voor de financiële administratie geldt een wettelijke bewaartermijn van maximaal 7 jaar.

BEVEILIGING

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens veilig te bewaren en te beschermen tegen onrechtmatige verwerking.

• Alle personen die namens CMV Excelsior Baflo van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• Wij hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Wij anonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• Wij testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze (bestuurs)leden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

RECHTEN OMTRENT UW GEGEVENS

U heeft recht op inzage, rectificatie en verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben. Daarnaast kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van (een deel van) de persoonsgegevens door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij zullen u vragen u te legitimeren voor wij gehoor geven aan een dergelijk verzoek.

Als wij uw gegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming, heeft u te allen tijde het recht deze toestemming in te trekken.

KLACHTEN

Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Wij zullen dan met u overleggen over de oplossing van de klacht. Als dat om wat voor reden dan ook niet lukt dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft dan altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, die toezicht houdt op het gebied van privacybescherming.

WIJZIGINGEN

De privacyverklaring van CMV Excelsior Baflo kan nog gewijzigd worden, mochten daar (wettelijke) redenen voor zijn. Oudere versies zullen digitaal bewaard worden en als u dat wilt, kunt u deze inzien.

VRAGEN

Als u naar aanleiding van onze privacyverklaring nog vragen en/of opmerkingen heeft, neem dan gerust contact met ons op.

CONTACTGEGEVENS

Secretariaat CMV Excelsior Baflo – secretaris@excelsiorbaflo.nl
Heerestraat 16, 9953 PC Baflo